GAEB-Datei lässt sich nicht importieren: die 10 häufigsten Fehler

Eine Ausschreibung kommt an, Sie ziehen sie in Ihr Kalkulationsprogramm, und es bricht ab — oder schlimmer: Der Import läuft durch, aber die Zahlen stimmen nicht. Der Abgabetermin verschiebt sich deswegen nicht. Die erste Frage ist nicht „wie repariere ich diese Datei“, sondern wessen Problem das ist. Davon hängt ab, ob Sie die nächste Stunde in Ihre eigenen Einstellungen stecken oder in eine E-Mail an den Absender.

Dieser Beitrag ist die Triage: zehn Dinge, die wirklich schiefgehen, was jedes bedeutet und welche davon zurückgehen sollten.

Zuerst: in sechzig Sekunden klären, wessen Problem es ist

Nehmen Sie unsere kostenlose GAEB-Beispieldatei — ein sauberes DA-XML-3.3-X83 mit 22 Positionen — und importieren Sie die.

Die Beispieldatei geht, Ihre nicht → das Problem liegt in der Datei. Weiterlesen und beim Absender eine korrigierte Fassung anfordern.
Keine von beiden geht → das Problem liegt bei Ihnen: falsches Importprofil, eine nicht unterstützte GAEB-Generation oder eine Programmversion, die älter ist als DA XML 3.3.
Beide gehen, aber die Zahlen Ihrer Datei wirken falsch → nichts ist abgestürzt, es stimmt etwas inhaltlich nicht. Die Abschnitte 3, 6 und 7 sind die üblichen Verdächtigen.

Schicken Sie die Datei dann durch den GAEB-Check. Er liest sie im Browser, gruppiert jeden Befund nach Art und benutzt dieselben Bezeichnungen wie die Tabelle unten — ohne Installation, ohne Speicherung.

Die zehn

#	Was Sie sehen	Was es bedeutet	Urteil
1	Doppelte Ordnungszahlen	Dieselbe OZ kommt mehrfach vor	Zurückgeben
2	Phase in der Datei ≠ Endung	Ein X84 heißt `.x83` oder umgekehrt	Zurückgeben
3	Positionen ohne Menge	Nach Aufmaß oder pauschal	Drumherum kalkulieren
4	Positionen ohne Kurztext	Keine einzeilige Beschreibung	Zurückgeben
5	Positionen ohne Langtext	Keine Leistungsbeschreibung zum Kalkulieren	Nachfragen
6	GP weicht von EP × Menge ab	Nachträglich geänderter GP oder Rundung	Nachrechnen
7	Titel- oder LV-Summe passt nicht	Zwischensummen nie neu berechnet	Den Positionen trauen
8	XSD-/Reihenfolgefehler im Schema	Von älterer Software geschrieben	Meist unschädlich
9	Zerschossene Umlaute (`Fenster b�ndig`)	Kodierung passt nicht	Importeinstellungen prüfen
10	Die Datei ist `.d83` oder `.p83`	GAEB 90 oder 2000, kein DA XML	DA XML anfordern

Sechs davon verdienen mehr als eine Zeile.

1. Doppelte Ordnungszahlen — der Fehler, der wirklich etwas kaputt macht

Jedes Werkzeug auf beiden Seiten des Austauschs identifiziert eine Position über ihre OZ. Kommt dieselbe OZ dreimal vor, behält ein Import eine und verwirft die anderen, ein Preisimport schreibt in die falsche Zeile, und der Abgleich Ihres Angebots gegen die ursprüngliche Aufforderung läuft beim Auftraggeber still auseinander. Sie können Positionen verlieren, ganz ohne Fehlermeldung.

Das ist der eine Befund, für den es sich lohnt anzuhalten. Der GAEB-Check meldet ihn als Fehler mitsamt den betroffenen Nummern; fordern Sie eine korrigierte Datei an, statt sich etwas zurechtzubiegen — jede Behelfslösung überlebt den Rückweg zum Auftraggeber ohnehin nicht.

2. Die Phase passt nicht zur Endung

Die Zahl in der Endung ist die Austauschphase, keine Version: 83 ist die Angebotsaufforderung, 84 das Angebot mit Preisen, 86 der Auftrag. In der Datei steht dasselbe noch einmal im Element <DP> — und wenn jemand „Speichern unter“ drückt, ändert sich die Endung, das <DP> nicht.

Das Symptom ist tückisch: Ein als .x83 umbenanntes X84 wird als Aufforderung importiert, und sämtliche Preise darin verschwinden kommentarlos. Der GAEB-Check nennt die gefundene Phase in der ersten Zeile seines Ergebnisses; vergleichen Sie sie mit der Endung, die Sie bekommen haben. Widersprechen sie sich, gilt das <DP>. Die Formatübersicht hat die vollständige Tabelle X80–X89.

3. Positionen ohne Menge — meistens kein Fehler

Das ist der Befund, vor dem am häufigsten erschrocken wird, und er ist meistens in Ordnung. Zwei legitime Fälle:

Nach Aufmaß — die Menge steht tatsächlich noch nicht fest.
Pauschal — es gibt nichts zu multiplizieren.

Unsere Beispieldatei enthält absichtlich je einen Fall, damit Sie sehen, wie Ihr Programm damit umgeht. Bepreisen Sie die Einheit und kennzeichnen Sie die Menge im Angebot als offen. Stutzig werden sollten Sie nur, wenn eine Position, die klar eine Menge tragen müsste, leer ist — das ist ein Ausschreibungsfehler und eine Bieterfrage wert.

6 und 7. Summen, die nicht aufgehen

Zwei verschiedene Befunde, die gern verwechselt werden:

Auf Positionsebene: Der gespeicherte GP entspricht nicht EP × Menge. Jemand hat einen Gesamtbetrag überschrieben, nachdem sich die Menge geändert hatte. Vor dem Kalkulieren oder Vergleichen nachrechnen.
Auf Titel- oder LV-Ebene: Die ausgewiesene Zwischen- oder Gesamtsumme passt nicht zur Summe der Positionen darunter. Dieselbe Ursache, eine Ebene höher. Den Positionssummen trauen, nicht der ausgewiesenen Summe — gegen die Positionen gleicht der Auftraggeber ab.

Ein Sonderfall, den man kennen sollte: Ein Angebot, dessen Positionen Einheitspreise tragen, aber keine Gesamtbeträge, ist kein Null-Angebot. Manche Software schreibt es so. Aus Menge × EP nachgerechnet steht die echte Summe da.

8. Schemafehler, die nichts bedeuten

Wenn Ihre Prüfung gegen die offiziellen GAEB-Schemas validiert, sehen Sie womöglich Beanstandungen zur Elementreihenfolge im Dateikopf — ein Element an der falschen Stelle, ein anderes wurde zuerst erwartet. Diese stammen fast immer von Software, die älter ist als das aktuelle Schema, und das Leistungsverzeichnis selbst liest sich einwandfrei.

Beurteilen Sie sie danach, wo sie sitzen. Reihenfolgeprobleme im Kopf: zur Kenntnis nehmen, weitermachen. Probleme in den Positionen: ernst nehmen. Eine strenge Vergabeplattform kann die Datei bei der Abgabe trotzdem zurückweisen — das weiß man besser vor dem Absenden als danach.

10. Es ist gar kein DA XML

Eine .d83 ist GAEB 90, eine .p83 ist GAEB 2000 — andere Generationen des Standards, nicht andere Versionen derselben Datei. Wenn Ihr Programm nur DA XML liest, hilft keine Importeinstellung.

Dazu unsere eigene Grenze, offen gesagt: GAEB-Check und pyGAEB lesen DA XML (2.0 bis 3.3); GAEB 90 steht auf der Roadmap und ist noch nicht ausgeliefert. Bei einer .d83 helfen wir Ihnen also auch nicht weiter. Fordern Sie dasselbe Leistungsverzeichnis als DA XML an — jedes aktuelle AVA-Programm exportiert das, und es kostet den Absender eine Minute.

Was Sie dem Absender schreiben

Die wenigsten Absender stellen sich quer; ihre Software hat etwas exportiert, das nie jemand angesehen hat. Eine konkrete Bitte bringt binnen eines Tages eine korrigierte Datei — „geht nicht“ bringt einen Rückruf.

Betreff: Ausschreibung [Nummer] — GAEB-Datei nicht verarbeitbar
Sehr geehrte/r [Name],
vielen Dank für die Vergabeunterlagen. Leider lässt sich die GAEB-Datei [Dateiname] bei uns nicht einlesen. Bei der Prüfung ist Folgendes aufgefallen:
die Ordnungszahl 01.0020 kommt dreimal vor; jede OZ muss eindeutig sein, sonst lassen sich Preise nicht sicher zuordnen
die Datei heißt .x83, weist intern aber Phase 84 aus
12 Positionen haben keinen Langtext, die Leistungsbeschreibung fehlt also
Könnten Sie uns bitte eine korrigierte Datei als GAEB DA XML (.x83) zusenden? Alles Weitere liegt bei uns bereit, und wir möchten den Abgabetermin am [Datum] gern halten.
Mit freundlichen Grüßen

Streichen Sie, was nicht zutrifft, und setzen Sie die Ordnungszahlen ein, die der GAEB-Check auflistet. Erst die konkreten Positionen machen aus einer Beschwerde eine Korrektur.

Wenn die Datei in Ordnung ist und es trotzdem klemmt

Dann ist es eine Profilfrage auf Ihrer Seite. Nach Wahrscheinlichkeit: Das Importprofil steht auf der falschen GAEB-Generation; das Programm ist älter als DA XML 3.3 (2021 veröffentlicht) und weist das neuere Schema ab; oder es verweigert wegen einer Warnung, die ein toleranterer Leser durchgehen ließe. Die vier Wege, eine GAEB-Datei zu öffnen zeigen, was Sie tun können, während Sie auf ein Update warten — inklusive, die Datei gut genug zu lesen, um daraus zu kalkulieren, auch wenn Ihr Hauptprogramm sie nicht annimmt.

Und wenn Ihnen das öfter als einmal im Monat passiert, lohnt es sich, diese wiederkehrende Stunde zu automatisieren statt sie zu wiederholen.