Angebotskalkulation: warum Kalkulatoren Tage an GAEB verlieren

Fragen Sie einen Fenster- oder Türenhersteller, wo der Engpass im Vertrieb liegt, lautet die Antwort selten „beim Kalkulieren“. Der Engpass ist alles, was davor passieren muss: aus einer Ausschreibung etwas machen, mit dem ein Kalkulator überhaupt arbeiten kann. Hier ist dieser Ablauf, Stufe für Stufe — und eine ehrliche Betrachtung, welche Teile einen Menschen brauchen und welche das nie getan haben.

Was tatsächlich ankommt

Der erste Denkfehler: Eine Ausschreibung ist keine Datei. Sie ist ein Paket:

• Das Leistungsverzeichnis — eine GAEB-Datei in einer von mehreren Generationen und Phasen. Manchmal stattdessen ein PDF. Manchmal ein Excel-Export, den jemand aus einer GAEB-Datei gezogen hat und der die halbe Struktur schon verloren hat.
• Die Vorbemerkungen — Regeln, die für jede Position gelten, vergraben in einem PDF.
• Die technische Spezifikation — was die Produkte wirklich leisten müssen; oft die einzige Stelle, an der ein U-Wert oder eine Schallschutzklasse überhaupt auftaucht.
• Die Vertragsbedingungen — VOB-Klauseln, Gewährleistungsfristen, Vertragsstrafen.
• Die Formblätter — Eigenerklärungen, Referenzen, Nachweise, jedes mit eigener Frist.

Das Leistungsverzeichnis sagt Ihnen, was Sie bepreisen sollen. Die anderen vier sagen Ihnen, ob Sie überhaupt anbieten sollten und unter welchen Bedingungen. Gelesen wird meist das erste in Ruhe und der Rest unter Zeitdruck — genau andersherum, als es das Risiko verlangt.

Die sieben Stufen

Drei von sieben Stufen brauchen einen Kalkulator. Die anderen vier sind Datenpflege, die eine erfahrene, teure Fachkraft erledigt, weil kein Werkzeug sie ihr abgenommen hat.

Warum jede Handarbeitsstufe so lange dauert

Stufe 1 — sie geht nicht auf. Mehrere GAEB-Generationen existieren nebeneinander, und kein einzelnes Kalkulationsprogramm liest alle sauber. Dazu kommen falsch benannte Dateien: Ein als .x83 umbenanntes X84 wird als Aufforderung importiert und verliert dabei kommentarlos sämtliche Preise. Die zehn häufigsten Importfehler zeigen, was wirklich schiefgeht und was Sie dem Absender schreiben.

Stufe 2 — die Menge. Das ist die Stelle, an der Sie besser selbst rechnen, denn nur Ihre Zahl zählt:

Nehmen Sie Ihre letzte Ausschreibung. Zählen Sie die Positionen. Multiplizieren Sie mit den Sekunden, die Sie je Position brauchen, die nicht sauber importiert wurde — lesen, tippen, prüfen. Dieses Produkt, in Stunden, ist der Preis von Stufe 2 pro Ausschreibung. Mal Ausschreibungen pro Monat.

Unsere kostenlose Beispieldatei hat 22 Positionen, und das ist eine kleine. Echte Leistungsverzeichnisse haben Hunderte, manchmal Tausende. Ein paar Sekunden pro Zeile sind ein Nachmittag.

Stufen 6 und 7 — die Zerbrechlichkeit. Die Datei, die Sie zurückgeben, muss exakt zu der passen, die Sie bekommen haben: dieselben Ordnungszahlen, dieselbe Reihenfolge, dieselbe Struktur. Die Software des Auftraggebers gleicht Ihr X84 Zeile für Zeile gegen das ursprüngliche X83 ab, und eine Abweichung ist keine freundliche Fehlermeldung — sie ist eine Position, die still dem falschen Preis zugeordnet wird, oder ein Angebot, das die Plattform bei der Abgabe zurückweist. Kalkulatoren prüfen deshalb zwanghaft nach, und sie haben recht damit: Ein stiller Fehler ist schlimmer als ein langsamer.

Was jede Stufe abschaffen sollte

Nicht „schneller kalkulieren“. Die Handarbeit streichen und die Urteilskraft lassen:

• Jedes Format lesen, einmal. Ein Parser, der jede GAEB-Generation und jede Austauschphase beherrscht, lässt die Stufen 1 und 2 verschwinden: Nichts wird nachgetippt, weil nichts am Import gescheitert ist. Genau das macht unsere Open-Source-Engine pyGAEB — und deshalb haben wir sie veröffentlicht statt behalten.
• Das Paket vor den Kalkulator stellen, nicht dahinter. Fristen, Eignungs- und Ausschlusskriterien, Vertragsrisiken und Alternativpositionen aus den PDFs herausgezogen und neben den Positionen gezeigt — jeweils mit Quellenangabe auf die Seite, aus der sie stammen, damit man sie prüfen kann statt ihnen zu glauben. Das macht aus Stufe 3 statt einer Lektüre am späten Abend das Erste, was Sie sehen, und eine Go/No-Go-Entscheidung, die Sie begründen können.
• Die Zuordnung vorschlagen, die Entscheidung lassen. Software kann vorschlagen, welcher Katalogartikel und welcher Preis zu einer Position gehören. Der Kalkulator prüft und korrigiert. Die Stufen 4 und 5 bleiben menschlich — das sollen sie auch — werden aber zur Prüfung statt zum Aufbau von Grund auf.
• Die Rückgabedatei aus dem Original erzeugen. Wird das X84 direkt aus der importierten X83-Struktur geschrieben, entfallen die Stufen 6 und 7: Die Ordnungszahlen können nicht verrutschen, weil sie nie neu eingegeben wurden.
• Und wenn Sie selbst Angebote einholen — von Nachunternehmern, für eigene Pakete —, ergibt dieselbe Struktur einen Preisspiegel: jedes Angebot gegen jede Position, gereiht, mit sichtbarer Preisspanne je Zeile.

Das ist die Form von DatumOS: Ausschreibung hinein, die Urteilsstufen sichtbar und unterstützt, ein abgabefertiges X84 hinaus. Der Mensch im Prozess für die Entscheidungen, die Risiko tragen — und heraus aus dem Nachtippen, das keines trägt.

Die ehrliche Fassung von „wie viel Zeit spart das“

Wir drucken keine Zahl, für die wir Ihnen den Rechenweg nicht zeigen können. Wer „70 % schneller“ auf eine Landingpage schreibt, zitiert eine Zahl aus einer Tabelle, nicht aus Ihrem Büro.

Sagen können wir, welche Stufen es gibt und welche davon Datenpflege statt Kalkulation sind — das ist die Tabelle oben, und Sie können sie an Ihrer eigenen Woche prüfen. Wenn vier von sieben Stufen Ihres Ablaufs Ihre Urteilskraft nicht brauchen, ist das die Größe der Gelegenheit, wie viele Stunden auch immer am Ende dabei herauskommen.

Die ersten Pilotunternehmen führen genau diese Messung an ihren eigenen Ausschreibungen durch. Sobald es diese Zahlen gibt, stehen sie hier — mitsamt der Methode.

Bis dahin: Wenn Sie sehen wollen, wie Ihre eigene Ausschreibung jenseits der Stufen 1 und 2 aussieht, ziehen Sie sie in den GAEB-Check — kostet nichts und dauert eine Minute.